На примере базы данных «Страны мира», таблица «Страны»
§ 3.7. Фильтрация данных в базе данных
Информатика 11 авт. Рывкинд И.Я, Лысенко Т.И, Черникова Л.А, Шакотько В.В.
I. Фильтрация данных.
В MS Access 2007 можно применить фильтр для отображения только данных, которые соответствуют определенным критериям.
Применение фильтра облегчает поиск нужных записей. Например, чтобы быстро сократить количество отображаемых записей, щелкните правой кнопкой мыши в поле, значение которого нужно сопоставить, а затем выберите один из элементов меню средство выделения : равно, не равно, содержит или не содержит в нижней части контекстного меню.
 
II, Фильтрация данных для просмотра интересующих записей:
Выполнить команду: Главная – гр.Сортировка и фильтр - Фильтр
Пример 1. (т. Страны)
Найти все страны, расположенные в Европе.
Вариант 1
1.Установить курсор в произвольную ячейку поля «Часть света»;
2.Выполнить команду: Главная – гр.Сортировка и фильтр - Фильтр
3.Выполнить шаги:
Внимание!!!
По умолчанию результаты фильтрации не сохраняются, но (при необходимости) можно сохранить:
- копированием через буфер обмена;
- как запрос;
- путем создания новой таблицы в базе данных, в которой записать результат фильтрования
Вариант 2
1.Установить курсор в произвольную ячейку поля «Часть света»;
2.Выполнить команду: Главная – гр.Сортировка и фильтр - Фильтр
3.Сбросить флажки, согласно рисунку :
Удалить фильтр:
- Для удаления фильтра определенного поля следует выполнить команду: Главная – гр.Сортировка и фильтр – Фильтр – Удалить фильтр
- Для удаления всех фильтров необходимо выполнить команду:Главная – гр.Сортировка и фильтр – Дополнительно - Очистить все фильтры.
III.Фильтрация данных по нескольким полям
Алгоритм выполнения:
1.Фильтрация по первому полю;
2.Затем по следующему…
Пример 2. (т. Страны)
Найти все страны, расположенные в Европе и площадью не более 86 тыс.кв.км.(< 86)
Результат: 
Удалить все фильтр:
Вариант 1
Выполнить команду: Главная – гр.Сортировка и фильтр – Дополнительно – Очистить все фильтры:
Вариант 2
IV. Фильтр по выделенному
Фильтр по выделенному - это самый простой тип фильтрования, с помощью которого можно находить в каждом поле только одно конкретное значение, которое совпадает с выделенным в этом поле.
- Особенностью его применения является то, что сначала надо установить текстовый курсор на нужное значение в данном поле, то есть найти в таблице нужное значение поля.
- Фильтр по выделенным можно использовать последовательно для нескольких полей. При этом условия между собой связанны логической операцией И, то есть для выбора нужной записи все условия должны выполняться одновременно.
- Логическую операцию ИЛИ с помощью фильтра по выделенному использовать нельзя.
Алгоритм применения фильтра на основе выделенного фрагмента
1.Откройте таблицу .
2.Чтобы убедиться, что к странице не применены фильтры, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите элемент Дополнительно и выберите команду Очистить все фильтры, если это возможно.
3.Выделите запись, содержащая значение, которое нужно использовать как часть фильтра, и щелкните поле. Чтобы использовать фильтр на основе определенного выделенного фрагмента, выделите только нужные символы.
4.На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкните элемент Выделение , выберите фильтр, который нужно применить.
 или
Щелкните правой кнопкой мыши в поле, а затем выберите один из элементов меню средства выделения: равно, не равно, содержит или не содержит в нижней части контекстного меню.
5. Чтобы применить фильтр к другим полям на основе выделенного фрагмента, повторите предыдущие шаги 3 и 4.
6. Проверьте другие виды фильтрации, воспользовавшись командами в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная.
V. Расширенный фильтр
Расширенный фильтр позволяет:
- использовать все возможности фильтров,
- а также выполнять вычисления. При создании выражений, при выполнении вычислений идет обращение к значениям в определенном поле таблицы, название этого поля надо указать (записав в квадратных скобках).
Условия расширенного фильтра конструируются на специальном бланке. Здесь можно задавать условия только по полям одной таблицы и при отображении результатов будут выводиться все поля таблицы. С помощью расширенного фильтра можно упорядочивать данные по одному или нескольким полям.
Алгоритм действия:
1.Выполнить команду: Главная – гр.Сортировка и фильтр – Фильтр - Дополнительно – Расширенный фильтр.
2.В окне Конструктора формируем условия фильтрации.
При фильтрации данных можно формировать условия фильтрации, применяя:
|
And
|
Для применения к выражениям логической операции «И» (конъюнкция)
|
>0 And > 4,7
|
|
Or
|
Для применения к выражениям логической операции «Или» (дизъюнкция)
|
"Монархия" Or "Констинтуционная монархия"
|
|
Not
|
Для применения к выражениям логической операции «Нет» (отрицания)
|
Not "Азия"
|
|
Between, and
|
Значение должно быть в заданном диапазоне
|
Between “А*” and “М*”
|
- конкатенцию (сцепление, объединение):
| 
