Суббота, 21.09.2019, 10:14
Главная | Регистрация | Вход Приветствую Вас Гость | RSS


Меню сайта


Статистика

Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0


Тестування онлайн
тестування онлайн 


Социальные закладк

§ 3.9. Отчеты. Создание отчетов в Access 2007

Информатика 11  авт. Рывкинд И.Я, Лысенко Т.И, Черникова Л.А, Шакотько В.В.

I. Понятие об отчетах в базе данных

Отчеты в БД предназначены, как правило, для выведения на печать результатов обработки данных.

Отчет - это готовый к печати электронный документ.

  1. Отчеты могут быть использованы для заполнения бланков документов, на­пример сертификатов о прохождении внешнего независимого оценивания.
  2. При создании отчета могут быть использованы данные из разных таблиц и запросов, средства обобщения, сортировки и группирования данных, можно провести операции над данными полей, используя данные из других полей и встроенные функции.
  3. Также в отчет можно включать надписи, которые поясняют представленные данные, диаграммы и графики, рисунки и т. п.

На первом этапе создания отчета следует разработать его проект как документ, который будет напечатан или передан в электронном виде,  опреде­лить источники данных, которые будут включены в отчет, например:

Упражнение. Рассмотрим последовательность создания отчета напримере, приведенном на рисунке:

Для запуска Мастера отчетов следует выполнить Создание=> Отчеты=> Мастер отчетов.

Далее следует придерживаться указаний программы и выполнить такую последовательность действий:
1.  Выбрать  в  окне  Создание  отчетов  в  списке  Таблицы  и  запросы  нуж­ный  объект,  на  основе  которого  будет  создан  отчет,  например  таблицу Страны  мира.

 Выбрать,  переместив  в  список  Выбранные  поля,  нуж­ные  для  создания  отчета  поля,  например  поля  Название,  Часть  све­та, Площадь, Количество населения.
2.  Выбрать при необходимости другую таблицу или запрос и выбрать нужные поля. Выбрать кнопку Далее.
3.  Выбрать при необходимости поле, по данным которого будет осущест­влено  группирование  объектов  в  отчете,  например  Часть  света,  и  выбрать кнопку Далее.


 

4.  Установить при необходимости порядок сортировки объектов в отчете (в пределах групп)

 


5.  Установить  при  необходимости  выбором  кнопки  Итоги  и  установле­нием  меток  флажков  виды  обобщения  данных  для  соответствующих полей. Например, параметр Sum для поля Площадь.
Обращаем  ваше  внимание:

  • при  выборе  переключателя  данные  и итоги  в  группе  Показать  окна  Итоги  (рис.)  отчет  будет  содержать  данные  обо  всех  объектах  избранной  таблицы  или  запроса  и обобщенные  данные  по  определенному  полю  (полям),  например  по полю  Площадь,
  •  а  при  выборе  переключателя  только  итоги  -  только обобщенные данные для определенной группы.

Установить  при  необходимости  метку  флажка  Вычислить  процент  и выбрать кнопку ОК.
7.  Выбрать кнопку Далее.
8.  Выбрать  макет  будущего  отчета  выбором  соответствующего  переключателя  в  группе  Макет,  например  Ступенчатый.  Установить  выбором соответствующего  переключателя  в  группе  Ориентация  вид  ориентации страницы.
9.  Установить  при  необходимости  метку  флажка  Настроить  ширину  по­лей, для размещения на одной странице. Выбрать кнопку Далее.


10.  Выбрать  в  соответствующем  списке  стиль  оформления  отчета  и  выбрать кнопку Далее.


11.  Ввести  название  отчета  в  поле  Задайте  имя  отчета,  например  Площадь  и  количество  населения  стран  мира.  Выбрать соответствующим переключателем  следующее  действие  после  создания  отчета,  напри­мер,  Просмотреть отчет.
12.  Выбрать кнопку Готово.


После завершения создания отчета по описанному алгоритму на экран будет выведен отчет в режиме предварительного просмотра перед печатью. А на Ленте появятся элементы управления временной вкладки Предварительный просмотр. Эти элементы управления предоставляют пользователю возможность:

  • изменить  макет  отчета,  то  есть  изменить  размеры  страницы,  ее  ориента­цию, размеры полей страницы, количество столбцов и т. п.;
  • изменить масштаб просмотра отчета;
  • экспортировать  отчет  в  другой  документ  —  документ  Word,  текстовый документ и т. п.


Если в отчет не нужно вносить изменения, кроме тех, которые можно сделать  с  использованием  элементов  управления  вкладки  Предварительный просмотр,  то  можно  сразу  напечатать  документ.  Для  этого  следует  выбрать кнопку  Печать  .  Однако,  как  правило,  отчет  необходимо  отредактировать и для этого следует сначала закрыть окно Предварительного просмотра выбором соответствующей кнопки  

 

II. Редактирование и форматирование отчетов


Для  редактирования  отчетов  в  Access  2007  нужно  использовать  один  из двух видов представления - Режим макета или Конструктор.


Для  открытия  отчета  в  Режиме  макета  выполним  Главная =>  Представление=> Вид=> Режим макета.
Для  изменения  названия  столбца  необходимо  дважды  щелкнуть  на  соответствующей  клеточке  и  отредактировать  текст,  например  ввести  Название страны.

 Таким  же  путем  можно  добавить  к  названиям  столбцов  Площадь  и Количество  населения  единицы  измерения  кв.  км  и  человек  соответственно.  Но  выведение  наименований  таким  способом  не  совсем  удобно  при просмотре  длинного  отчета.  Желательно  поместить  обозначение  единиц  измерения  возле  числа.

 Однако  при  работе  в  Режиме  макета  это  сделать невозможно.  В  этих  случаях  редактирование  лучше  осуществить  в  представлении Конструктор.
 

Для  открытия  отчета  в  представлении  Конструктор  следует  выполнить Главная =>  Представление =>  Вид =>  Конструктор.

 Вид  окна  отчета  в представлении Конструктор представлен на рисунке .


При  редактировании  колонтитула  отчета  можно  дополнить  его  надпися­ми  или  рисунками.  Например,  заглавие  отчета  Площадь  и  количество  насе­ления  стран  мира можно  дополнить  надписью  с  текстом:  Разработано  на основе  данных  компьютерной  энциклопедии  http://uk.wikipedia.org.

Для вставки  этой  надписи  с  текстом  как  подзаглавия  отчета  необходимо  выпол­нить такие действия:

1.  Увеличить размеры поля верхнего колонтитула отчета путем перета­скивания его нижней границы.
2.  Выполнить Инструменты конструктора отчетов=> Конструк­тор=> Элементы управления=> Надпись.
3.  Указать на поле верхнего колонтитула отчета место размещения надписи.
4.  Ввести текст.
5.  Просмотреть полученный результат в Представлении отчета.


Добавить  графический  объект  в  верхний  колонтитул  отчета  можно  несколькими  способами,  используя  разные  элементы  управления  одноименной вкладки:

Эмблема, Рисунок, Свободная рамка объекта, Присоединенная  рамка  объекта.

 Так,  для  добавления  графического  объекта  с  использо­ванием элемента управления Эмблема следует:


1.  Выбрать кнопку Эмблема  .
2.  Выбрать в окне Выбор рисунка файл рисунка, который будет вставленв верхний колонтитул отчета, например GLOBE.WMF, и выбрать кноп­ку ОК.
3.  Разместить  вставленное  изображение  в  нужном  месте,  используя  пе­ретаскивание  самого  рисунка  и  надписей  заглавия  и  подзаглавия  или
их границ.
4.  Просмотреть полученный результат в режиме Представление отчета.


Вставка  рисунка  с  использованием  других  инструментов  почти  не  отличается  от  описанного,  за  исключением  того,  что  при  вставке  нужно  указать место  размещения  рисунка,  а  при  вставке  как  объекта  -  еще  указать  и  вид объекта.

 Можно  также  отделить  заглавие  -  то  есть  верхний  колонтитул  от­чета от других объектов отчета горизонтальной линией.
Для  этого  необходимо  выбрать  кнопку  Линия и  нарисовать  линию внизу  верхнего  колонтитула  отчета.

 Цвет,  тип  и  толщину  линий  можно установить  соответствующими  элементами  управления  группы  Элементы управления.  


Вставка  текстовых  и  графических  объектов  в  нижний  колонтитул  отчета происходит по аналогичным алгоритмам. При вставке в колонтитулы номера страницы и названия группы эти объекты будут повторяться соответственно на каждой странице или в начале, или в конце данных каждой из групп.
Часть  отчета  Сведения    в  представлении  Конструктор  назы­вается  Область данных.

При вставке объектов в эту часть они бу­дут  повторены  для  каждой  строки  данных.  Например,  если  вставить  возле
полей  Площадь  и  Количество  населения  надписи  с  названиями  единиц  измерения  этих  величин  (кв.  км и  человек соответственно) ,  то  эти надписи повторятся в каждой строке .

назад

Упражнения. Создание отчетов

Пр. работа 3. Создание запросов и отчетов 

Форма входа
Поиск
Календарь
«  Сентябрь 2019  »
ПнВтСрЧтПтСбВс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30
Архив записей
Друзья сайта
  • Официальный блог
  • Сообщество uCoz
  • FAQ по системе
  • Инструкции для uCoz

  • Рейтинг@Mail.ru
    Copyright MyCorp © 2019
    Конструктор сайтов - uCoz