Вторник, 17.09.2019, 20:25
Главная | Регистрация | Вход Приветствую Вас Гость | RSS


Меню сайта


Статистика

Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0


Тестування онлайн
тестування онлайн 


Социальные закладк

Слияние документов в Microsoft Office. Продолжение

Шаг 4. Вставка полей слияния

Чтобы переменная информация из источника данных правильно переносилась в основной документ перед выводом готового документа на печать, необходимо расставить в основном документе так называемые поля слияния. Вставка полей слияния производится на шаге 4 Мастера слияния.

На этом этапе возможна вставка целых блоков полей слияния (Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка).

Для вставки отдельных полей слияния из источника данных надо поставить курсор в место вставки поля и выбрать нужное поле.

Для этого надо либо выбрать пункт Другие элементы шага4 Мастера слияния, либо нажать кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние .

  В результате отобразится окно диалога Добавление поля слияния,  где из списка всех полей слияния, которые доступны для вставки в основной документ, можно выбрать нужное и щелкнуть по кнопке Вставить.

⇒ 

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Вставка блока адресов для конверта, наклейки, почтового сообщения или письма

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.
В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для конвертов.
Нажмите кнопку ОК.
В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вставка строки приветствия в почтовое сообщение или письмо

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Строка приветствия.
В диалоговом окне Вставка строки приветствия сделайте следующее:

  • В разделе Формат строки приветствия измените приветствие, если нужно. Для этого выберите приветствие (по умолчанию: Уважаемый), формат имени получателя и конечный знак препинания (по умолчанию: запятая).

и

  • В разделе Строка приветствия для неправильно заданных имен получателей выберите один из вариантов.

  Нажмите кнопку ОК.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вставка данных из электронной таблицы в почтовое сообщение или письмо

  1. Выделить фрагмент текста

  1. В окне Мастера выбрать Другие элементы…(На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Вставить поле слияния).
  2. В диалоговом окне Вставка поля слияния в разделе Поля выберите имя поля (имя столбца в таблице) и нажмите кнопку Вставить.

При необходимости повторите действия шага 4, а по окончании нажмите кнопку Закрыть.

Для правильного отображения данных слияния необходимо вставлять пробелы и знаки пунктуации между полями, до и после знаков поля слияния (« »). Чтобы поместить поле слияния в новой строке, нажмите клавишу ENTER. Для выделения данных слияния можно отформатировать поля слияния. Например, можно сделать адрес полужирным или выделить название продукта другим шрифтом.

Результат:

3. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Дополнительные сведения о добавлении полей из электронной таблицы в документ слияния см. в статье Вставка полей слияния. Если же вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние для массовой рассылки почты в Word

Шаг 5. Предварительный просмотр и завершение слияния

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты и убедитесь, что содержимое в порядке, после чего можно завершить процесс слияния.

  1. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Просмотреть результаты

2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок
Следующая запись и Предыдущая запись , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

3. В группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите вариант Печать документов или Отправить электронные сообщения.

 или:

4. Нажать кнопку Далее

Шаг 6. Завершение слияния

Итог: 

3. 

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

назад

Форма входа
Поиск
Календарь
«  Сентябрь 2019  »
ПнВтСрЧтПтСбВс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30
Архив записей
Друзья сайта
  • Официальный блог
  • Сообщество uCoz
  • FAQ по системе
  • Инструкции для uCoz

  • Рейтинг@Mail.ru
    Copyright MyCorp © 2019
    Конструктор сайтов - uCoz